Abonneer Log in

Voer telewerk in voor alle administratieve taken

Zomerreeks 2020: #BeterNaCorona

Als de coronacrisis iets positief heeft opgeleverd, dan wel het besef dat we het gewone leven te veel in de hoek laten drukken. Telewerk opent een perspectief om het op dat vlak beter te doen. En niet enkel voor hoger opgeleiden.

LEVENSKWALITEIT

Waar ik werkte, is er iemand die aan zee woont. De trip naar Brussel en terug kost haar zo'n 5 uur. Toen ze drie dagen per week telewerk kon doen, spaarde ze iedere week zo maar 15 uur reistijd. Zij werkt in de boekhouding en voert vooral facturen in. In zoverre daar nog papier aan te pas komt, wordt dit in de postkamer gescand, zodat ze niet met documenten hoeft te zeulen. Zo kan er ook niets verloren gaan. Ze heeft alleen haar portable nodig en werkt thuis in precies dezelfde informaticaomgeving als op kantoor. De hele boekhouding is trouwens geïnformatiseerd. Haar persoonlijke telefoonnummer werkt via haar PC, zodat eigenlijk niemand doorheeft wanneer ze thuis of in Brussel werkt. Zij heeft nogal wat gezondheidsproblemen en dan is het meegenomen dat zij haar werkritme flexibel kan aanpassen. Ze heeft alle dagen en vaak verschillende keren per dag contact met collega's. Ook vergaderingen met videoconferentie verlopen vlot. In coronatijden is haar instelling overgeschakeld op vijf dagen telewerk per week. Zij ondervond dat niet als een probleem. Natuurlijk mist ze het fysieke contact en de fijne babbels in de koffiehoeken. Ze mist zelfs de treinvrienden en het centrum van Brussel. Maar eigenlijk zijn in deze moeilijke tijden de relaties met veel onmiddellijke collega's nog beter geworden.

NIET OPGEVEN

Telewerk werd in veel bedrijven en instellingen halsoverkop ingevoerd. Het was soms dat of sluiten. Niet iedere werkgever maakte er trouwens maximaal gebruik van. Sommigen beperkten het en combineerden het met beurtelings kantoor en tijdelijke werkloosheid. En wellicht zijn er, nu de acute fase van de coronacrisis is gepasseerd, die er zo vlug mogelijk weer mee willen stoppen. Niet doen, maar eens goed nadenken over hoe je dat best organiseert. Nu was men verplicht om in het bad te springen. Sommige werkgevers lukken wonderwel en zwemmen, anderen houden er geen goed gevoel aan over. Ook werknemers zijn niet altijd enthousiast. De combinatie met kinderopvang was lastig, of het ging niet meer om werk en vrije tijd uit elkaar te houden. De hel, zo nu en dan. Ook aan hen: niet opgeven. Vlaams minister Bart Somers heeft het volledig bij het rechte eind: telewerk moet de norm worden voor alle administratieve taken, en wat mij betreft zowel in de privé als bij de overheid.

VRIJWILLIG

Telewerk is echter geen wondermiddel. Het zal problemen van mobiliteit en ruimtelijke ordening niet oplossen, hoogstens het fileleed een beetje milderen. Het zal er ook niet voor zorgen dat je werk voortaan alleen maar al fluitend zal gedaan worden. Werk zal nog altijd frustraties en moeilijkheden opleveren. Het zal je ook niet bevrijden van persoonlijke wrijvingen en vervelende werkrelaties. Als er overigens geen aandacht is voor je sociale relaties, dreig je misschien wel te vereenzamen. Telewerk is gewoon een manier om het de werknemer wat gemakkelijker te maken zijn leven georganiseerd te krijgen, in het bijzonder om werk en vrije tijd beter op elkaar af te stemmen. Als de coronacrisis iets positief heeft opgeleverd, dan wel het besef dat we het gewone leven te veel in de hoek laten drukken. Telewerk opent een perspectief om het op dat vlak beter te doen. Voor iedereen? Nee, dat moet iedereen voor zichzelf uitmaken. Telewerk moet op vrijwillige basis en wie het niet meer ziet zitten moet er ook mee kunnen stoppen. De werkgever zal er gelukkiger werknemers aan over houden en hij kan nog flink besparen op kantoorruimte ook.

VERTROUWEN

De allerbelangrijkste voorwaarde om zelfs maar aan telewerk te denken is vertrouwen. Als een werkgever dat niet opbrengt, begint hij er beter niet aan. Het merkwaardige is dat veel werkgevers angstzweet krijgen bij de idee hun werknemers niet in hun nabijheid te hebben. Ze zouden wel eens in de tijd waarvoor ze zwaar betalen niets doen! Precies alsof werknemers op kantoor ieder moment productief zijn. Dat kan natuurlijk gewoon niet. Maar vooral, precies alsof de allergrote meerderheid van de werknemers niet even gewetensvol zal werken als ze niet op kantoor zijn. Dat doen ze wel, probeer het maar. En de groep die er thuis de kantjes afrijdt is precies dezelfde als de groep die dat op kantoor en onder de neus van de werkgever doet. Zeker weten. En nee, de hoger geschoolden zijn niet meer te vertrouwen dan de minder lang geschoolden.

DUIDELIJKE WERKAFSPRAKEN

Waar iemand werkt is totaal zonder belang, het gaat erom dat het werk gedaan wordt. Er moet gewoon duidelijk afgesproken worden wat er te doen is en tegen wanneer. Daar zit enige marge op en het zal niet alle dagen hetzelfde zijn. Je bekijkt het als werkgever daarom beter over een periode van bijvoorbeeld een trimester. Je kunt er ook geen apothekersweegschaal bijhalen. Dat doe je toch ook niet als je op kantoor werkafspraken maakt? De werknemer krijgt een pakket werk en zal alleen daar op afgerekend worden, zowel inzake hoeveelheid als inzake kwaliteit. Er is geen enkele reden om hem op te jagen of te beloeren. Er zijn al allerhande elektronische systemen uitgevonden om de werknemer op te volgen en te controleren. Dat is verloren geld en het werkt zelfs contraproductief. De ervaring leert dat werknemers thuis veel geconcentreerder en dus vlugger werken dan op kantoor, waar ze veel meer afleidingen hebben. Vertrouwen geven, dat moet je doen. Anders zoeken je medewerkers hoe ze er onderuit komen en ze zullen, wees daar maar zeker van, gaatjes vinden.

GEEN VAST TIJDSCHEMA

Er is geen enkele principiële reden waarom een werknemer binnen een vast tijdsschema zou werken. Er kunnen praktische redenen zijn, natuurlijk wel. Er zijn bijvoorbeeld openingstijden voor de telefonische bereikbaarheid. Er zijn momenten dat je beschikbaar moet zijn om afspraken te maken, al dan niet met een hele dienst. Misschien wordt zelfs vorming voorzien. Maar voor de rest, who cares? Wie maalt erom dat je vandaag vroeger begint en vroeger stopt? Of morgen later begint en later stopt? Waarom zou het een probleem zijn als je overdag naar de bakker of dokter of wat dan ook gaat? Wat is het probleem als je eens niet op je thuisadres werkt, maar om wat voor reden dan ook op een ander adres? Wat niet gaat en dat is in coronatijden heel duidelijk geworden: je kunt niet werken en tegelijk de kinderen oppassen. Als je werkt moet er in regel voor kinderoppas gezorgd zijn, of je nu op kantoor of thuis werkt. En als er een reden is om op kantoor aanwezig te zijn, dan moet dat ook.

COACH

De telewerker mag zeker niet aan zijn lot overgelaten worden. Hij heeft meer dan ooit een coach nodig. Niet een chef, die zoals vroeger op een verhoogje zit om alles tot in het allerkleinste detail in het oog te houden. Nee, echt een coach die heel nauw voeling houdt met zijn mensen. Hij voelt wanneer het even moeilijk gaat, hij zorgt ervoor dat de werknemer bijblijft en op tijd vorming krijgt. Hij waakt over de moraal, en kan aanmoedigen en troosten waar het moet. Die coach hoeft echt niet altijd fysiek aanwezig te zijn, maar kan ook zelf van thuis uit werken. Maar hij moet zelf in die opdracht gevormd en begeleid worden.

HET KANTOOR VERANDERT

Maar het kantoor wordt natuurlijk niet overbodig. Het krijgt wel een andere functie. Het moet zo goed mogelijk uitgerust worden om met de mensen thuis te communiceren. Maar zeker als er meerdere dagen per week op afstand gewerkt wordt, moet het ingericht worden op ontmoeten. Met telewerk is er heel veel aandacht nodig voor sociale contacten. Het kantoor kan op een veel beperktere ruimte, maar het moet vooral voorzien in ontmoetingsplaatsen. Verwacht dan vooral niet dat mensen even productief werken als thuis. Ze willen een koffie en een babbel en ze hebben die echt wel nodig. En zijn ze thuis niet productiever geweest? Dat ze dan niet meer in individuele kantoren zitten is een voordeel, als je tegelijk maar blijft voorzien in lokalen om ook geconcentreerd te laten werken.

MATERIEEL

Privacy en flexibiliteit zijn cruciaal. Medewerkers zijn verantwoordelijk, tot bewijs van het tegendeel. Er moeten natuurlijk ook een aantal materiële voorwaarden vervuld worden. Het is dan vooral van belang om niet te proberen de kantoorsituatie thuis na te bootsen. Ik heb echt discussies meegemaakt onder specialisten die – met het Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming (ARAB) in de hand – beweerden dat een thuiswerker een gescheiden toilet voor mannen en voor vrouwen moet hebben. Dat gaat natuurlijk niet. Niet iedereen kan thuis een aparte ruimte voorzien en velen werken in de living of zelfs aan de keukentafel. Dat is niet ideaal, maar het kan niet anders. De werkgever moet zijn werknemer wel stimuleren om maximaal rekening te houden met veilige kabels, lichtinval en vooral met de zithouding. Als we niet oppassen zullen we binnen enkele jaren nog veel meer rugklachten hebben dan vandaag. Het lijkt daarom aangewezen dat de werkgever voorziet in een ergonomische stoel. Hij moet ook instaan voor de hardware. Het is niet billijk om te rekenen op het materiaal van de werknemer. Het is ook aan de werkgever om in te staan voor onderhoud en herstellingen van informatica. Maar die werkgever is beter niet te krenterig. Mensen winnen soms heel veel tijd door te telewerken en zullen niet gauw grote eisen stellen. Maar een billijke vergoeding voor reële kosten van verwarming en verlichting is eigenlijk evident. De werkgever kan zijn kantoorruimte beperken, waarom zou hij daar geen deeltje van investeren?

TELEWERK VOOR DE HELE ADMINISTRATIE

Er wordt te vaak beweerd dat telewerk vooral voor hoger geschoolden is. En zij doen dat vandaag verhoudingsgewijs ook meer dan de minder geschoolden. Maar dat dit zo moet zijn, is een grote misvatting. Natuurlijk kunnen machine-gebonden arbeiders geen telewerk doen. Ook onderhoudsmensen niet. Het grootste deel van de zorg kan niet, maar zeg niet te gauw dat helemaal niets mogelijk is. Maar bijvoorbeeld een helpdesk informatica kan tegenwoordig voor een deel op afstand werken. Ik maak me echter vooral sterk dat alle administratief werk ook buiten kantoor kan uitgevoerd worden. Heb je al eens iemand van de bank bij je thuis over de vloer gehad? Je moet het werk inderdaad informatiseren, zodat de werknemer thuis alleen maar zijn PC hoeft open te doen om in zijn kantooromgeving terecht te komen. Er is geen enkele noodzaak om boekhouders nog allemaal samen te zetten. Je kunt processen voor dossiers van werkloosheid, ziekteverzekering of jaarlijkse vakantie op die manier van thuis uit laten functioneren. Maar ook dossiers van banken en verzekeringsmaatschappijen. De hele administratie!

EN HET SYNDICAAL WERK?

Er rest een delicaat probleem: de vakbonden. Deze moeten al aanvaarden dat de regels voor thuis minder strikt zijn als in de werkomgeving. Dat is niet gemakkelijk, want die regels in de kantoren en bedrijven zijn vaak resultaat van veel onderhandelen en zelfs strijd. Ze kunnen ook niet ter plaatse gaan, terwijl het contact met de mensen op de vloer zo belangrijk is. En als de werknemers niet meer zo vaak in eenzelfde ruimte bij elkaar komen, hoe kunnen ze rekenen op solidariteit? Hoe voer je actie als mensen thuis gewoon verder kunnen werken? Dat zijn heel terechte vragen. En als vakbonden een beetje sceptisch staan tegenover telewerk dan kun je dat begrijpen. Maar ze mogen het niet tegenhouden of proberen te verstikken in strakke regels. Ze moeten er zich bij neerleggen dat er thuis geen controles kunnen gebeuren. Ze moeten andere methoden bedenken. Niets aan te doen.

Deze bijdrage verscheen in de Zomerreeks 2020: #BeterNaCorona van Samenleving & Politiek.